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感じが悪いメールを書かない方法(印象が良くなる文章のコツとは?)

      2016/09/28

メールを受け取って、「ムカっ」、「感じが悪いな」と感じたことは、みなさんにもあると思います。

こんな調査結果があります。

メールを受け取って、不快に感じた経験を持つ人は約半分!
不快感を誘発するのは主に「感情的」で「抽象的」な部分!
不快を感じたことを指摘しない人は約8割!
出典:「和田裕美の性格が良くなるメールの書き方 和田裕美」

大半の人が、受け取ったメールで「感じ悪い」と感じた経験があります。でも、一方でその感じの悪いメールを送った本人は、「受け手が不快と感じていることに気が付いていない」のです。ということは、自分から意識的に感じの悪いメールを書かないようにしないと、絶対にメールの内容を変えることが出来ないということです。

そんな問題を解決するヒントになるのが、

「和田裕美の性格が良くなるメールの書き方 和田裕美(著)光文社」
和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか?

メールの文章が原因で、人間関係を悪くしないようにする方法です。本書のような本で、自分のメールの書き方を見直していく必要があります。

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感じの良いメールを書くコツは?

本書が言いたいことを一言でいうと、「メールであろうと直接の会話であろうと、相手のことを考えて発言しなさい」ということです。

自分の都合ばかり書いたり、ネガティブな言い方で思いやりがなかったり、事務的過ぎるメールは「嫌われますよ」、「感じが悪いですよ」と言っています。

 

(1)自分の立場を意識する。

決して上から目線にならず、対等か、あるいは1つ下に下がって、メールを書く意識をした方が感じがよくなります。

年下の人にメールする時には、もしかしたら上から目線になりがちです。気をつけたいです。

 

(2)何を伝えたいのか?何のために伝えるのか?結局、読み手にどうしてほしいのか?

これらを意識する。

あなたも「結局、何が言いたいのかが分からないメール」をたまに受けるはずです。多分、こういう人は沢山いるような気がします。

他人だけでなく、自分自身を振り返ると、お願い(やってほしいこと)だけを書いてしまう時があるはずです。「何のために伝えるのか?」も書くと親切だし、相手に動いてもらいやすいです。いちいちメールに書くのは面倒ですが、この点は注意するのが良いです。

(3)情報(Information)だけなく、感情(Emotion)も込める

感情を込めると相手に響く。(感情とは、例えば、感謝とか思いやりの気持など)情報と感情のどちらも含めて文章を書く方が共感を得やすい。

特に仕事のメールでは、情報だけのやり取りばかりになりがちです。メールだと、話している人の表情まで表現出来ません。文章だけだと冷たい印象を与える可能性があるので、注意が必要です。

 

メールを書く時のちょっとしたテクニックとは?

本書では、文章を書く際のテクニック的なこともアドバイスして貰っています。その中でも、実践しやすく、効果が高いと感じたものを取り上げます。

 

(1)話しことばのような文を書く。

堅い文章ばかりでなく、人と会話している時のようなメールを書くと、印象が良くなることが多いです。これは、書く相手にもよる気がするので、日頃気軽に話せる人に対してのみ実践出来る内容です。

 

(2)迷わずどんどん書く。

「感じの良い、いい文章を書こう」「正しく書こう」と思うと、堅い文章になりがちです。その為、まずはいいたいことをどんどん書いてしまうというアドバイス。また、文章は大量に書けば書くほど上手くなっていくとアドバイスされています。

とにかく何でもいいから書く。そして、大事なことは、メールを送る前に文章の見直しすることが必要です。

 

(3)専門用語のオンパレードはNG。

専門用語が多い文章は、完全に自分よがりでダメ。

「読み手の誰にでも分かるような、易しい文章を書く習慣を身に付ける」そうすれば、完全に相手の立場になったメールが自然と書けるはずです。

高尚な文章を書く必要は全くないです。小学生が読んでも、「何がいいたいのかが分かる」文章を書く心掛けが良いです。

まとめ

・本書に書いてあるアドバイスの全ては覚えられません。でも、とにかく、「メールの読み手のことを考えながら文章を作成する心掛け」をする。この意識だけでも、相手を不快にさせない文章に一歩近づけます。

 

・最後に、ピンとくる言葉を1つ取り上げます。
「事実は1つ。でも、考え方は2つ」
という内容です。

事実は変わらないから受け入れるしかありません。でも、その事実に対しての考え方は、2通りがあります。

1つは、「自分はついてないなぁ、もうダメだぁ」と考えていく方向に進むこと。

もう1つは、「今回はついてなかったけど、これからいいことが起きるようにしよう」と考えていくこと。

「いいこと」を考える習慣をつければ、メールなどの文章で発信するメッセージもポジティブで受けてにとって感じの良い内容になります。
和田裕美の性格がよくなるメールの書き方―知らないうちに相手をカチンとさせていませんか?

PS. 事実は、受け入れるという考え方は、出世が遅くて悩んだり仕事のモチベーションが上がらない時に読む本で鳥越俊太郎さんが言っていたこと同じです。

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